بازگشت به:درسنامه: نامه نگاری اداری
چرا باید نوشتن نامه اداری را فرا بگیریم؟
مطابق فرمایش امیرالمومنین علیه السلام، هر انسانی در زیر زبانش نهفته است. به این معنا که تا اثری از خود بروز ندهد قدر و منزلت او ناشناخته باقی می ماند. مفهوم آن این است که انسان با کلام و آثار کلامی خود شناخته می شود و ارزش او با میزان ارزش کلام سنجیده می شود. لذا به هر میزانی که آثار شما ارزشمند باشد، به همان اندازه در نظر دیگرن قدر و منزلت و جایگاه پیدا خاهید کرد. چنانکه ما برای قضاوت قدر و منزلت علم و دانش گذشتگان به آثار و مکتوبات باقی مانده از آنان مراجعه می کنیم.
یکی از آثاری که ما از خود به جا می گذاریم مطالبی است که می نویسیم و روی کاغذی به یادگار در اختیار دیگران می گذاریم. حال این مکتوبه گاهی نامه ای دوستانه و یا عاشقانه است و گاهی نامه ای رسمی و دارای مطالب استوار و تاثیر گذار در سرنوشت ماست. اهمیت آنچه می نویسیم وقتی بیشتر آشکار می شود که قرار باشد آینده و سرنوشت ما با آن رقم بخورد. خصوصا وقتی کار و شغل آینده ما به آن گره بخورد. تصور کنید شما می خواهید به اداره یا سازمانی درخواست همکاری بدهید و لازم است درخواست خود را به صورت مکتوب ارائه کنید. طبیعتا آنچه در این درخواست ارائه می کنید یکی از مهمترین کلیدهای قضاوت آن اداره نسبت به استخدام شما خواهد بود. شما می توانید در آن درخواست به گونه ای عمل کنید که نظر ایشان را به خود جلب نموده و یا طوری بنویسید که آن ها را در همان شناخت اول از به کارگیری خود منصرف کنید.
در اهمیت آموختن شیوه صحیح نامه نگاری اداری همین بس که بدانید، در هیچ ارگان و سازمانی بدون نامه نگاری مکتوب هیچ اتفاقی رقم نمی خورد و شما برای انجام کلیه اقدامات اداری خود یاز به ایجاد و نوشتن یک نامه اداری دارید. لذا چنانچه قصد دارید پس از دوران تحصیل خود در سازمان و یا ارگانی فرهنگی مشغول به خدمت شوید، یکی از مهمترین مهارت های مورد نیاز شما برای صحیح انجام امور محوله و رشد و پیشرفت شما و ارزیابی مطلوب عملکرد شما در آن سازمان، مهارت نامه نگاری اداری است.
نوشتن نامه اداری شبیه به نامه های معمولی و دوستانه نیست. نامه نگاری اداری آئین و روشی دارد که آن را از سایر شیوه های نگارش متمایز می کند. اگر برای اداره یا ارگان خاصی از سبک نگارش نامه معمولی استفاده کنیم، این کار نوعی توهین محسوب می شود. به همین علت باید در نگارش یک نامه اداری برخی نکات ریز و درشت رعایت شود تا از نامه ما، سوء برداشت نگردد. نامه های اداری باید با رعایت نهایت ادب و احترام نگارش شود، خصوصا اگر نامه برای شخصی بالا دست و یا ارگان مهمی نوشته می شود. رعایت سبک نوشتن نامه اداری سبب می شود که جایگاه ما در مقام کسی که نامه را نوشته بالاتر رفته و به متن نامه ما توجه گردد.
از سوی دیگر باید توجه داشت ما در عصری به سر می بریم که عصر ارتباطات و دوره فناوری اطلاعات نامیده می شود، عصری که تنها با یادگیری و فراگیری کلی در زمینه آموزش و مهارت ارتباطات و استفاده از فناوری های ارتباطی در حوزه های گوناگون، می توانیم به پیشرفت و رشد خود کمک کنیم.