درس دوم: اشتباهات مدیریت زمان(۱)

در پایان این درس از فراگیر انتظار می رود:

1. مهم ترین اشتباهاتی که در مدیریت است را بداند.
2. برای هر یک از اشتباهات یک مثال تبیین کند.

1. کمتر خوابیدن: غالبا فکر می کنیم که با کمتر خوابیدن و بیشتر بیدار ماندن می توانیم زمان بیبشتری مدیریت کنیم و به کارهای روزمره و عقب افتاده مان برسیم، در حالی که این فکر غلط است و انسان باید بین ۶ تا ۸ ساعت در شبانه روز بخوابد و باید برای ۱۶ تا ۱۸ ساعت باقی مانده برنامه ریزی داشته باشد. اگر فکر کنیم که مثلا با نوشیدن انواع نوشیدنی ها می توانیم زمان بیشتری داشته باشیم این اشتباه است و باید مدیریت زمان داشته باشیم تا پیشرفت هم داشته باشیم.

شاید برای شما هم اتفاق افتاده باشد که تا دیر وقت بیدار باشید و حتی کار مهمی انجام بدهید که مثلا مطالعه کردن باشد ولی فردای آن روز در سر کلاس چرت بزنید و درس را متوجه نشوید. پس بهتر است که سر موقع انسان بخوابد و در سرکلاس چرت نزند.

2. عدم تنظیم فهرست: فهرستی از کارهایمان را تنظیم نمی کنیم و نمی دانیم که چه کارهایی را باید انجام دهیم. این فهرست علاوه بر اینکه در ذهن باید باشد باید بر روی کاغذ هم باید نوشته شود.

مثلا آخر هفته امتحان اصول دارم و باید مقاله ام را هم تحویل بدهم، علاوه بر اینکه بر روی کاغذ نوشته ام باید در ذهنم هم باشد تا به آن هم فکر کنم.

کار عملی:

فهرستی از اقدامات یک طلبه برای آماده شدن برای یک سخنرانی را تهیه نمایید و سپس بارگذاری نمایید.

3. فهرستهای بلند بالا می نویسیم: نباید کارهای که خیلی زود انجام می شود را روی کاغذ نوشت و وقتی این کارهای کوچک را می نویسیم فهرست کارهایمان طولانی می شود و وقتی به فهرست نگاه می کنیم و این همه کار را می بینیم خسته و ناامید می شویم و اثر روانی بدی در ما ایجاد می کند و ما را می ترساند.

مثلا می خواهم پیامک بزنم که از دوستم جزوه اش رو بگیرم، اگر این کار هم فهرست کنم اشتباه است چون که خود پیامک زدن از فهرست کردن این کار زودتر انجام می شود و باید همان لحظه پیامک را بنویسید و موکول به فهرست کردن نکنید.

4. استفاده از ابزارهای متعدد: اگر کارهایمان را در چند ابزار مثل دفترچه یادداشت، موبایل، لپ تاپ و …. بنویسیم همین کار خودش باعث می شود زمان را از دست بدهیم. اگر مدیریت زمان می خواهیم باید فقط در یکجا و آن هم که دسترسی آسان تری دارد را برگزینیم.
5. انجام دادن هم زمان چندکار: نباید موازی کاری کنید مثلا همزمان هم درس فقه بخوانید و هم کتاب تاریخ، به این صورت که مثلا اگر به جای استراحت کردن کتاب تاریخ را بخوانید وقت را هدر نداده اید و از زمان استفاده بیشتری کرده اید در حالی که هر موقع برگردید و بخواهید درس فقه را بخوانید ذهنتان آماده نیست و نمی توانید تمرکز لازم را داشته باشید. باید هر چقدر که می تونید مثلا یک ساعت درس بخوانید و مثلا یک ربع استراحت کامل انجام دهید نه اینکه در آن یک ربع بخواهید کتاب دیگری بخونید.

ﺍﻧﺠﺎﻡ ﺩﺍﺩﻥ ﭼﻨﺪﻳﻦ ﮐﺎﺭ ﺑﻪ ﺻﻮﺭﺕ ﻫﻤﺰﻣﺎﻥ ﻳﮏ ﺍﻓﺴﺎﻧﻪ ﻭ ﺩﺭﻭﻍ ﺍﺳﺖ! ﺯﻳﺮﺍ ﺍﻧﺠﺎﻡ ﺩﺍﺩﻥ ﭼﻨﺪﻳﻦ ﮐﺎﺭ ﺑﻪ ﺻﻮﺭﺕ یکجا ﺑﺎﻋﺚ ﻣﯽ ﺷﻮﺩ ﮐﻪ ﺑﻬﺮﻩ ﻭﺭﯼ ﺍﻓﺮﺍﺩ ﺑﻪ ﺷﺪﺕ ﮐﺎﻫﺶ ﭘﻴﺪﺍ ﮐﻨﺪ.

ﺩﻟﻴﻞ ﺍﻓﺴﺎﻧﻪ ﺑﻮﺩﻥ ﺍﻧﺠﺎﻡ ﺩﺍﺩﻥ ﭼﻨﺪﻳﻦ ﮐﺎﺭ ﺑﻪ ﺻﻮﺭﺕ ﻫﻤﺰﻣﺎﻥ ﻫﻢ، ﺑﻪ ﻣﻐﺰ ﺍﻧﺴﺎﻥ ﻫﺎ ﺑﺮﻣﯽ ﮔﺮﺩﺩ. ﺍﺯ ﻟﺤﺎﻅ ﻓﻴﺰﻳﮑﯽ ﻣﻐﺰ ﺍﻧﺴﺎﻥ ﻧﻤﯽ ﺗﻮﺍﻧﺪ ﭼﻨﺪﻳﻦ ﮐﺎﺭ ﺭﺍ ﺑﻪ ﺻﻮﺭﺕ ﻫﻤﺰﻣﺎﻥ ﻣﺪﻳﺮﻳﺖ ﮐﻨﺪ ﻭ ﺍﻧﺠﺎﻡ ﺩﻫﺪ. ﺑﻪ ﺍﻳﻦ ﺻﻮﺭﺕ ﮐﻪ ﺍﻓﺮﺍﺩﯼ ﮐﻪ ﺩﺭ ﺣﺎﻝ ﺍﻧﺠﺎﻡ ﺩﺍﺩﻥ ﭼﻨﺪﻳﻦ ﮐﺎﺭ ﺑﻪ ﺻﻮﺭﺕ ﻫﻤﺰﻣﺎﻥ ﻫﺴﺘﻨﺪ، ﺩﺭ ﺣﻘﻴﻘﺖ ﺑﻪ ﺻﻮﺭﺕ ﻣﺪﺍﻭﻡ ﺩﺭ ﺣﺎﻝ ﭘﺮﺵ ﺍﺯ ﻳﮏ ﮐﺎﺭ ﺑﻪ ﮐﺎﺭ ﺩﻳﮕﺮ ﻫﺴﺘﻨﺪ ﻭ ﺑﻪ ﻧﻮﻋﯽ ﺗﻨﻬﺎ ﺑﺨﺶ ﮐﻮﭼﮑﯽ ﺍﺯ ﻳﮏ ﮐﺎﺭ ﺭﺍ ﺍﻧﺠﺎﻡ ﻣﯽ ﺩﻫﻨﺪ ﻭ ﺳﭙﺲ ﺑﺪﻭﻥ ﺁﻧﮑﻪ ﺁﻥ ﺭﺍ ﺑﻪ ﺍﺗﻤﺎﻡ ﻭ ﻳﺎ ﻧﺘﻴﺠﻪ ﻣﻄﻠﻮﺏ ﺑﺮﺳﺎﻧﻨﺪ، ﺭﻫﺎ ﻣﯽ ﮐﻨﻨﺪ ﻭ ﺑﻪ ﺳﺮﺍﻍ ﮐﺎﺭ ﺩﻳﮕﺮﯼ ﻣﯽ ﺭﻭﻧﺪ.

ﺑﺮﺍﯼ ﻫﻤﻴﻦ ﺍﮔﺮ ﺯﻣﺎﻧﯽ ﺩﻳﺪﻳﺪ ﮐﻪ ﻓﺮﺩﯼ ﺍﺯ ﺍﻧﺠﺎﻡ ﺩﺍﺩﻥ ﭼﻨﺪﻳﻦ ﮐﺎﺭ ﺑﻪ ﺻﻮﺭﺕ ﻫﻤﺰﻣﺎﻥ ﺻﺤﺒﺖ ﻣﯽ ﮐﻨﺪ، ﺑﺎﻳﺪ ﺑﺪﺍﻧﻴﺪ ﮐﻪ ﺩﺭ ﺣﻘﻴﻘﺖ ﺍﻭ ﺍﺯ ﺟﺎ ﺑﻪ ﺟﺎﻳﯽ ﺑﻴﻦ ﮐﺎﺭﻫﺎﯼ ﻣﺨﺘﻠﻒ ﺣﺮﻑ ﻣﯽ ﺯﻧﺪ ﮐﻪ ﺍﻳﻦ ﮐﺎﺭ ﺩﺷﻤﻦ ﻣﺪﻳﺮﻳﺖ ﺯﻣﺎﻥ ﺍﺳﺖ!

کار عملی:

۱- ﺩﺭ ﺳﻄﺮ ﺍﻭﻝ ﮐﺎﻏﺬ ﻋﺒﺎﺭﺕ «ﺩﺭﺳﻨﺎﻣﻪ مدیریت زمان» ﺭﺍ ﺑﻨﻮﻳﺴﻴﺪ.

۲- ﺩﺭ ﺳﻄﺮ ﺩﻭﻡ ﺍﺯ ۱ ﺗﺎ ۱۷ ﺭﺍ ﺑﻨﻮﻳﺴﻴﺪ.

۳- ﺣﺎﻻ ﺑﻪ ﮐﻤﮏ ﻳﮏ ﺯﻣﺎﻥ ﺳﻨﺞ ﻣﺎﻧﻨﺪ ﮐﺮﻧﻮﻣﺘﺮ، ﻣﺪﺗﯽ ﺯﻣﺎﻧﯽ ﮐﻪ ﻃﻮﻝ ﻣﯽ ﮐﺸﺪ ﺗﺎ ﺍﻳﻦ ﺩﻭ ﺳﻄﺮ ﺭﺍ ﺑﻨﻮﺳﻴﺪ، ﺭﺍ ﺑﮕﻴﺮﻳﺪ ﻭ ﻳﺎﺩﺩﺍﺷﺖ ﮐﻨﻴﺪ.

۴- ﺣﺎﻻ ﺩﻗﻴﻘﺎ ﻫﻤﺎﻥ ﮐﺎﺭﯼ ﮐﻪ ﺩﺭ ﺷﻤﺎﺭﻩ ۳ ﺍﻧﺠﺎﻡ ﺩﺍﺩﻩ ﺍﻳﺪ ﺭﺍ ﺍﻧﺠﺎﻡ ﺩﻫﻴﺪ ﺑﺎ ﺍﻳﻦ ﺗﻔﺎﻭﺕ ﮐﻪ ﺑﻌﺪ ﺍﺯ ﻧﻮﺷﺘﻦ ﻫﺮ ﺣﺮﻑ ﺍﺯ ﻋﺒﺎﺭﺕ، ﺩﺭ ﺳﻄﺮ ﺑﻌﺪﯼ ﻳﮏ ﻋﺪﺩ ﺭﺍ ﺑﻨﻮﺳﻴﺪ. ﻣﺜﻼ ﺑﻌﺪ ﺍﺯ ﻧﻮﺷﺘﻦ «ﺩ» ﺩﺭ ﺳﻄﺮ ﺍﻭﻝ، ﺩﺭ ﺳﻄﺮ ﺩﻭﻡ ﻋﺪﺩ ۱ ﺭﺍ ﺑﻨﻮﻳﺴﻴﺪ ﻭ… . ﺩﺭ ﻧﻬﺎﻳﺖ ﻣﺪﺕ ﺯﻣﺎﻥ ﺭﺍ ﻳﺎﺩﺩﺍﺷﺖ ﮐﻨﻴﺪ.

ﺍﮔﺮ ﺩﻭ ﺯﻣﺎﻧﯽ ﮐﻪ ﺩﺭ ﻣﺮﺣﻠﻪ ﻫﺎﯼ ۳ ﻭ ۴ ﻳﺎﺩﺩﺍﺷﺖ ﮐﺮﺩﻩ ﺍﻳﺪ ﺭﺍ ﻣﻘﺎﻳﺴﻪ ﮐﻨﻴﺪ، ﺧﻮﺍﻫﻴﺪ ﺩﻳﺪ ﮐﻪ ﺯﻣﺎﻥ ﻣﺮﺣﻠﻪ ﭼﻬﺎﺭﻡ ﺑﺴﻴﺎﺭ ﺑﻴﺸﺘﺮ ﺍﺯ ﻣﺮﺣﻠﻪ ﺳﻮﻡ ﺍﺳﺖ ﻭ ﺍﻳﻦ ﻫﻤﺎﻥ ﻧﮑﺘﻪ ﺍﯼ ﺍﺳﺖ ﮐﻪ ﺑﺎﻳﺪ ﺷﻤﺎ ﺑﺪﺍﻧﻴﺪ.

اندکی تامل:

به نظر شما کدام اشتباه در مدیریت زمان یک طلبه اثر منفی بیشتری دارد؟